Ketering

Projekat Ketering predstavlja centralizovani sistem za organizaciju i upravljanje svim aspektima ketering usluge u okviru kompanije. Cilj je da se obezbedi jasan, efikasan i transparentan proces koji povezuje interne korisnike, tim za koordinaciju i dobavljače. Wiki stranica služi kao mesto na kojem su opisani procesi, uloge, pravila i smernice za sve koji učestvuju u naručivanju ili realizaciji keteringa.

Svrha Projekta

Svrha projekta je obezbeđivanje pouzdane i kvalitetne usluge keteringa koja zadovoljava potrebe korisnika, uz minimalan rizik od grešaka, kašnjenja ili neusklađenih informacija. Projekat omogućava standardizovan tok rada, bolju komunikaciju među timovima i jasniji uvid u troškove. Rezultat je efikasniji rad, brža realizacija zahteva i bolja kontrola celog procesa.

Opseg Projekta

Projekat obuhvata sve korake od trenutka kada se prepozna potreba za keteringom do momenta kada se izvrši evaluacija isporučene usluge. U fazi planiranja utvrđuje se koja vrsta obroka je potrebna, koliko osoba je uključeno i u kom terminu se isporuka očekuje. Zatim se prelazi na naručivanje, gde se biraju odgovarajući dobavljači, definišu meniji, lokacije i vremena isporuke, a svi detalji se unose u Redmine radi praćenja. Isporuka uključuje koordinaciju sa dobavljačem, proveru kvaliteta hrane, pregled isporučenih količina i evidentiranje eventualnih odstupanja. Nakon toga sledi obrada troškova i faktura, gde se vodi evidencija i pripremaju pregledi za potrebe budžetiranja. Na kraju procesa korisnici daju povratnu informaciju, a koordinator beleži iskustva, potencijalne probleme i predloge za unapređenje.

Uloge i Odgovornosti

Koordinator keteringa ima ključnu ulogu u celom procesu. On prima zahteve, proverava da li su informacije potpune, komunicira sa dobavljačima, potvrđuje narudžbine i prati njihovu realizaciju. Takođe je zadužen za obradu troškova i pripremu periodičnih izveštaja, kao i za održavanje standarda kvaliteta. Interni korisnici unose svoje zahteve blagovremeno i sa svim potrebnim informacijama, sarađuju sa koordinatorom u slučaju izmena i po završetku događaja daju povratnu informaciju o kvalitetu usluge. Dobavljači su odgovorni za pripremu hrane u skladu sa dogovorom, isporuku u tačno definisanom terminu, poštovanje svih higijenskih i logističkih standarda i ispravnu izradu faktura.

Standardi i Pravila

Kvalitet hrane i usluge mora biti dosledan i u skladu sa internim standardima. Hrana mora biti sveža, adekvatno upakovana i pravilno obeležena, naročito kada se radi o specijalnim režimima ishrane poput vegetarijanske, bezglutenske ili halal opcije. Svi zahtevi za ketering treba da se unesu unapred kako bi dobavljači imali dovoljno vremena za pripremu i kako bi se izbegle hitne situacije koje mogu povećati rizik od grešaka. Kompletna komunikacija i evidencija procesa vodi se kroz Redmine, što omogućava potpunu transparentnost i olakšava praćenje svake narudžbine.

Dokumentacija i Izveštavanje

U okviru projekta vodi se detaljna dokumentacija koja uključuje evidenciju narudžbina, troškova, komentara korisnika i svih zabeleženih odstupanja. Na osnovu ovih podataka pripremaju se mesečni i kvartalni izveštaji koji prikazuju ukupne troškove, učestalost korišćenja pojedinih dobavljača, kvalitet isporuke i eventualne probleme. Ova dokumentacija služi kao osnova za planiranje i optimizaciju procesa na duži rok.

Ciljevi Projekta

Projekat teži uspostavljanju pouzdanog, organizovanog i efikasnog sistema keteringa koji zadovoljava potrebe korisnika i istovremeno olakšava internu administraciju i finansijsko praćenje. Glavni ciljevi su obezbeđivanje visokog nivoa kvaliteta, smanjenje grešaka, povećanje zadovoljstva korisnika i optimizacija troškova kroz praćenje performansi dobavljača i unapređenje procesa.